電話って普段しないからマナーとかよく分からないな...
本記事では、こんなお悩みを解決します。
本記事の内容 ・就活で気を付けるべき電話マナー ・就活で使える電話のスクリプト
最近は、メールが企業との連絡手段の主流となっています。
しかし、最終面接の結果など重要な伝達については電話で連絡する企業が多いです。
学生は普段電話をする習慣があまりないため、苦手意識を持っている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、就活における電話マナーについて解説していきます。
しっかり理解しましょう！
就活で気を付けるべき電話マナー
特に金融業界では、マナーがしっかりしているかをよく見られます。
基本的なマナーをおさえられていれば問題ないため、きちんとマナーをおさえておきましょう！
就活で気を付けるべき電話マナーは主に以下の点です。
ポイント ①スケジュール帳とメモを用意する ②電話をかける時間に注意する ③周りが静かな場所で電話をかける ④丁寧に話す ⑤最初に名乗る ⑥大事なことは復唱する ⑦相手が電話を切るのを待ってから切る
順番に解説していきますね。
①スケジュール帳とメモを用意する
企業から、最終面接や面談の日程調整の電話がかかってくる場合があります。
その際すぐに自身の予定が分かるよう、スケジュール帳を用意しましょう。
また、伝達事項を暗記するのは危険なので、必ずメモするようにしましょう！
②電話をかける時間に注意する
自分から電話をかける場合、相手が多忙な朝一や退勤時間間際は避けましょう。
また、企業のランチ時間もなるべく避けるようにしましょう！
電話をかける前にその企業の受付時間や就業時間を調べておくことをおすすめします。
③周りが静かな場所で電話をかける
周りが騒がしいと、相手にきちんと声が届きません。
雑音がない場所で電話をかけるようにしましょう！
④丁寧に話す
失礼のないように、きちんと丁寧語・謙譲語・尊敬語を使い分けましょう！
間違ってしまっても慌てず丁寧に話すことが大切です。
⑤最初に名乗る
電話の最初に、大学名と名前をきちんと伝えるようにしましょう。
これは、電話をかけるときだけでなく電話を受けるときも必須です！
⑥大事なことは復唱する
面接時間や提出物の期限など重要な事柄については、自身でも必ず「〇月〇日〇時ですね」といったように、復唱して確認しましょう！
⑦相手が電話を切るのを待ってから切る
相手への敬意を示すために、相手が電話を切ったことを確認してから切るようにしましょう！
就活で使える電話のスクリプト
ここまで、就活における基本的な電話マナーについて確認しました。
それでは、実際の電話で使えるフレーズを紹介していきます。
本記事では、以下の2つのパターンを紹介します。 ポイント ・自分から電話をかける際のスクリプト ・折り返し電話をかける際のスクリプト
自分から電話をかける際のスクリプト
「お忙しいところ恐れ入ります。〇大学〇学部の〇〇と申します。本日は〇〇の件でお電話させていただきました。〇〇様にお取り次ぎいただけますでしょうか。」
相手が電話を代わったら「〇大学〇学部の〇〇と申します。お忙しいところ恐れ入ります。本日は〇〇の件でお電話させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか。」
この流れで、本題に入りましょう。
要件を先に簡潔に言うことが大切です！
折り返し電話をかける際のスクリプト
「〇大学〇学部の〇〇と申します。〇時頃にお電話をいただいたので、折り返しご連絡させていただきました。先ほどは電話に出ることが出来ず、申し訳ございません。」
この流れを身につけましょう！
折り返しは、なるべく早く行うのがマナーです。
分からない電話番号からかかってきたら、まずはインターネットでその番号がどこの企業のものかを調べましょう。
インターネットで出てこなくても、怪しい番号でないと判断される場合は折り返しをしましょう！
就活の時期にかかってくる電話のほとんどが企業からのものです。
不安に思うかも知れませんが、すぐに折り返す癖をつけましょう。
まとめ：
今回は、就活における電話マナーについて解説しました。
最後にポイントだけおさらいしましょう。
ポイント
◎就活で気を付けるべき電話マナー
・スケジュール帳とメモを用意する
・電話をかける時間に注意する
・周りが静かな場所で電話をかける
・丁寧に話す
・最初に名乗る
・大事なことは復唱する
・相手が電話を切るのを待ってから切る
◎就活で使える電話のスクリプト
・大学名と名前を伝え、要件を簡潔に伝える
・折り返しの連絡はなるべく早めに！
これで電話マナーはバッチリです。
落ち着いて、失礼のないように対応しましょう！