【例文あり】OB訪問の依頼・返信・お礼メールの書き方と注意点

 

 

 

この記事では、こんなお悩みを解決します。

 

 

 

OB訪問を申し込んだり、お礼を伝えたりする際はメールを使用することが多いでしょう。

 

しかし、メールには厄介なマナーやルールが存在します。

 

マナー違反に該当する書き方をしてしまうと、あなたの評価が下がってしまう可能性も..。

 

そこで今回は、メールの書き方の基本やマナーを解説していきます！
合わせて、メールの具体例も紹介します。

 

本記事を参考にすれば、確実にメールの送り方で失敗することがなくなります。

 

それでは、本題に入ります。

 

OB訪問のメールの書き方の基本

 

最初にメールの書き方の基本を解説していきます。

 

メールの構成は下記の5つで構成されています。

 

 

それぞれの配置場所は下記画像の通り。

 

 

①：宛先

 

メールを作成している途中で、誤って送信してしまった経験はありませんか？

 

僕は何度もあります。なので、宛先は「②件名〜⑤署名」まで全て書き終わってから入力すると良いでしょう。

 

②：件名

 

件名には「OB訪問のお願い（〇〇大学・マネジョブ太郎）など要件がわかるタイトルをつけましょう。

 

加えて「学校名」「氏名」を必ず入れるのがマナーです。

 

 

学部や学科まで入れると、メールボックスの表記枠に入りきらない可能性があるので「学校名」「氏名」だけに留めておきましょう。

 

③：宛名

 

宛名には「会社名」「部署名」「相手の名前」の順で入力しましょう。

 

社名や人の名前を間違えるのは大変失礼な行為なので、誤字・脱字がないように気をつけましょう。

 

 

その場合は、省略して「会社名」「相手の名前」だけ書けばOKです。

 

わかる範囲で記載するようにしましょう！

 

④：本文

 

基本的には以下の順番で書くと良いでしょう。

 

 

まれに「想い」が強すぎて、ダラダラとメールでアピールしようとする方がいますが、それはNGです。

 

必要な要素を簡潔に書くことを心がけてください。

 

⑤：署名

 

「氏名」「学校名・学部・学科」「連絡先」を入れましょう。

 

これは今後何度も使うので、一度作ったらテンプレートとして保存しておくと便利です。

 

OB訪問のメール①：依頼メールの書き方

 

メールの書き方の基本がわかったところで、各場面ごとのメールの例文とポイントを紹介していきます。

 

最初はOB訪問の依頼メールからです。

 

メールの文例

 

 

ポイント

 

学生が最もやってしまうミスは「先方が忙しいのでは..」と遠慮して、日程調整を任せてしまうことです。

 

ビジネスメールにおいては、自分から日程を提示することがマナーです。

 

日程は土日を避け、常識的な時間の範囲で3つほど提示すれば問題ありません。

 

OB訪問のメール②：返信メールの書き方

 

次は、依頼に対して返信をいただけた場合の対応です。

 

OB訪問を承諾してもらえたか否かに関わらず、必ずメールを送るようにしましょう。

 

メールの文例①：OB訪問を承諾された場合

 

 

ポイント①：OB訪問を承諾された場合

 

ここでのポイントは、事前に質問内容を相手に共有することです。

 

自分が質問される立場になったとしましょう。

 

いきなり質問されて答えるのは難しいですよね。

 

できれば事前に質問内容を教えて欲しいというのが本音でしょう。

 

そのため、箇条書きで構わないので、事前に質問したいことを共有してください。

 

結果的に、より質の高い回答を得られることにも繋がりますよ！

 

メールの文例②：OB訪問を断られた場合

 

 

ポイント②：OB訪問を断られた場合

 

OB訪問を断られてしまったとしても、しっかりと返信をしましょう。

 

もちろん、断られて「なんだよ！」という気持ちになるのはわかります。

 

しかし、今後社会に出ていくものとして、しっかりと大人な対応ができるようになることは大切です。

 

その練習だと思って、しっかりと返信をくれたことに対する感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

 

OB訪問のメール③：お礼メールの書き方

 

続いて、OB訪問終了後のお礼メールの書き方について解説していきます。

 

お礼メールを送った就活生と、送っていない就活生では大きく印象が変わります。

 

必ず送るようにしましょう！

 

メールの文例

 

 

ポイント

 

ポイントは当日のお話で印象に残ったお話をもとに、自分の感想を添えることです。

 

「チームで動く仕事の面白さが伝わりました」などといった、抽象的な表現はNG。

 

その会社ならではのエピソードをもとに、自分の志望度が高まったことが伝わるような表現で書くようにしてください！

 

OB訪問のメールにおけるマナーと注意点

 

最後に、上記で紹介しきれなかったメールのマナーと注意点について解説していきます。

 

結論、以下の3つのポイントに注意しましょう。

 

 

順番に見ていきますね。

 

短く・簡潔な文章にする

 

1つ目のポイントは「短く・簡潔な文章にする」ということです。

 

ダラダラとした長文を読むのは、相手に負担をかけてしまいます。

 

場合によっては、読むのが嫌になって返信すらしてくれない可能性があります。

 

メールを送るときは、しっかりと読み手のことを考えて、短く・簡潔な文章にすることを心がけましょう。

 

どうしても長くなってしまう場合は、こまめに改行を入れるようにしてください！

 

メールの返信はすぐに行う

 

2つ目のポイントは「メールの返信をすぐに行う」ということです。

 

社会人の方は学生に比べて、圧倒的に忙しいです。

 

そんな中でOB訪問の時間を確保しようとしてくださいます。

 

にも関わらず、返信が遅いと「この学生は本当にやる気があるのか？」と怒りをかってしまうでしょう。

 

また、メールのやりとりが滞り、調整に時間がかかると、仕事に支障が出てしまう可能性もあります。

 

遅くとも24時間以内に返信することを心がけましょう。

 

誤字・脱字に注意する

 

3つ目のポイントは「誤字・脱字に注意する」ことです。

 

送られてきたメールに誤字・脱字があると、雑に書いたメールだと判断されてしまうでしょう。

 

メールを読む気も薄れてしまいます。

 

場合によっては「丁寧にコミュニケーションを取る意思がない」と判断され、OB訪問を却下されてしまいかねません。

 

ケアレスミスで、貴重な機会を損失してしまわないように、メールを送信する前に必ず誤字・脱字のチェックをするようにしてください！

 

最後に：OB訪問は積極的に行おう！

 

いかがでしたか？？

 

今回解説したメールの書き方を参考にすることによって、メールマナーに違反することは無くなるでしょう。

 

「メールの書き方はよくわかりました！後は、OB訪問先の探し方を知りたいです！」

 

このような方は、下記の記事でOB訪問の探し方を10個解説しているので、ぜひ参考にしてみてください！

 

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OB訪問は、飛躍的にあなたの視野を広げてくれます。

 

ぜひ、積極的にチャレンジしてくださいね！